personalrekrytering
Landstingets revisorers väsentlighets- och riskanalys lyfter fram personalförsörjning som ett angeläget område att granska. Vid genomförd förstudie konstateras att landstinget byggt upp en HR-funktion (personalfunktion) som processinriktat arbetar med frågor kring personal- och kompetensförsörjning. I förstudien framkom synpunkter kring tillämpade rekrytering srutinersom ansågs kunna påverka medarbetarnas och allmänhetens uppfattning om landstinget som arbetsgivare. Mot denna bakgrund har landstingets revisorer gett Komrev inom ÖPwC i uppdrag att genomföra en granskning av rutinerna i rekrytering sprocessen. Två förtroendevalda revisorer, Bernt Bergholm och Bo Lennhammar har följt granskningen. 1.2 Revisionsfrågor, revisionsmetod och avgränsning Syftet med granskningen är att granska hur anställningsrutiner fungerar och hur lagar och riktlinjer efterlevs. Följande revisionsfrågor ska besvaras: • Efterlevs gällande regelverk och lagstiftning? • Är rutiner kring personalrekrytering ändamålsenliga? • Är internkontrollen tillfredsställande? Granskningen inleddes med genomgång av landstingets anvisningar och lagstiftning. Intervjuer har genomförts med ansvariga för landstingets personalförmedling, annonsgrupp och landstingets arkiv. Vidare har personalchefer och HR-konsulter vid granskade enheter inter vjuats. Ett urval av rekrytering arhar följts och intervjuer i anslutning till dessa ärenden har genomförts med rekryterande chefer. Dessa intervjuer har utöver de enskilda ärendena även omfattat generella frågeställningar utifrån deras erfarenheter av rekrytering srutineri landstinget. Granskningen har genomförts vid Närsjukvården i centrala Östergötland (NSC) och Barn och kvinnocentrum i Östergötland (BKC). Enligt den fastställda projektplanen avgränsas granskningen till rekrytering ardär tillsättning gjorts med externt sökande och som genomförts under de senaste 12 månaderna. Under granskningen har förändring av 1 urvalskriterierna gjorts så att några ärenden där tillsättning skett med personer som redan har anställning i landstinget kommit att ingå i urvalet. Orsaken till detta var att flera, som enligt urvalsstatistiken var externt rekryterade, redan innehade vikariatsanställning. Rekrytering särendensom granskats omfattar följande yrkesgrupper: sjuksköterskor, undersköterskor, sjukgymnaster, kuratorer, läkare, vårdenhetschefer och läkarsekreterare. 2 Sammanfattande revisionell bedömning Vår revisionella bedömning utgår från revisionsfrågorna: • Efterlevs gällande regelverk och lagstiftning? • Är rutiner kring personalrekrytering ändamålsenliga? • Är internkontrollen tillfredsställande? Vi konstaterar i granskningen bristande efterlevnad till gällande regelverk. De som vi bedömer som allvarligast är brister i diarieföring av handlingar och föreskriven kontroll av giltig legitimation hos Socialstyrelsen. Landstingets dokument ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” bör utvecklas så att det tydligare framgår vad som är stöd och vägledning i rekrytering sprocessen och vad som kan betraktas som tvingande regler. Dokumentet bör också göras mer känt ute hos rekryterande chefer så att tillämpliga delar av de råd och mallar som finns framtagna utnyttjas. i anser att internkontrollen fungerar tillfredsställande beträffande regler för bevakning av företrädesrätter, inskränkningar i rätten att fatta rekrytering sbeslut och kravet på samordning av annonsering. Däremot föreligger brister bland annat avseende uppsikt över hur diarieföring fungerar. Genom tillämpning av det utvärderingsmoment som beskrivs i ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” skulle internkontrollen kunna förbättras ytterligare. 3 Granskningsresultat 3.1 Organisation Iakttagelser och bedömning Landstinget har byggt upp en organisation med HR-funktion där bland annat en landstingsintern personalförmedling och en annonsgrupp ingår. Deras uppgifter och ansvar framgår av dokumenterade organisationsbeskrivningar. 2 Rekrytering är en decentraliserad process. Verksamhetschef/vårdenhetschef är ansvarig för rekryteringen. Vid intervjuerna med rekryterande chefer har vikten av att få en brarekryteringsprocessbetonats. Vi anser att landstinget skapat förutsättningar för en kompetent och säkerpersonalrekrytering under förutsättning att organisationens kompetens utnyttjas på rätt sätt. 3.2 Landstingets anvisningar och stöddokument Anställning av arbetstagare omgärdas av lagstiftning, kollektivavtal och av landstinget upprättade riktlinjer. För Landstinget i Östergötland finns ett antal regler/riktlinjer/anvisningar som reglerar och anger rutiner för rekrytering sprocessen. Några av dessa har använts i denna granskning som underlag för våra revisionella bedömningar. Vi har även bedömt ändamålsenligheten i dessa dokument. Landstinget har sedan den 1 maj 2004 riktlinjer för rekrytering som ska tillämpas vid varje rekrytering. I riktlinjerna betonas vikten av ett professionellt rekrytering sarbete för att trygga kommande personalbehov. Vidare görs koppling till landstingsstyrelsens balanserade styrkort som bland annat fastslår att landstinget som arbetsgivare ska attrahera nya medarbetare. Landstinget ska eftersträva mångfald beträffande ålder, kön, etc och har målsättningen att alla tjänster ska utannonseras som heltidstjänster och som tillsvidareanställningar. Utöver riktlinjerna finns bland annat ett dokument ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” framtaget. Enligt riktlinjerna är detta ett kunskapsstöd som ska ge vägledning och konkret hjälp i rekrytering sprocessen. De granskade centrumen har tagit fram egna rutinbeskrivningar. Iakttagelser och bedömning. ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” är ett ambitiöst dokument som behandlar processens olika moment från behovsanalys till anställningsbeslut. Här finns även ett avsnitt om utvärdering av rekryteringen. Materialet är tänkt att ge stöd och vägledning, men innehåller i flera avsnitt moment som ska genomföras/beaktas i samband med en rekrytering. 3 Den bild vi får i granskningen är att ”Kunskapsstöd rekryteringsprocessen” i många fall inte är känt bland de granskade. Några intervjuade anser också att materialet är för omfattande för att vara ändamålsenligt för rekryterande chefer ute i organisationen. Vi anser att det bör tydliggöras vilka moment som är tvingande. Dokumentet bör också göras mer känt bland rekryterande chefer. Detta borde vara en uppgift bl.a. för HR-konsulter som är stöd i rekryteringsprocessen. De granskade centrumen har tagit fram egna anvisningar för olika moment irekrytering sfasen. Dessa anvisningar är mycket kortfattade. Vi anser att hänvisningar till ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” bör göras för vissa delar av rekryteringsprocessen. Till exempel skulle hänvisning kunna göras till den mall som finns för anställningsintervjuer. 3.3 Behovsanalys/kravspecifikation I dokumentet ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” framhålls följande: ”Innan beslut om rekrytering fattas ska behovet av ny rekrytering noggrant analyseras och andra möjligheter att lösa behovet prövas”. Föreligger ett rekrytering sbehovska det upprättas en kravspecifikation. Denna ska ge en klar bild av vad det är för tjänst och vilken typ av kompetens och personliga egenskaper som krävs för tjänsten både idag och i framtiden. En tydlig kravspecifikation utgör ett stöd under hela rekrytering sprocessen som för t.ex. annonsutformning, underlag för urval och anställningsintervju. Iakttagelser och bedömning Endast i några fall i urvalet finns exempel på kravspecifikationer som har den omfattning som lyfts fram i ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen”. Som underlag för beslut/godkännande av rekrytering sbehovetoch för det fortsatta rekrytering sarbetet används centrumens egna blanketter – personalbehov. I intervjuerna påpekas att flertalet rekryteringar är av rutinkaraktär. De strategiska ställningstagandena kring enhetens personal- och kompetensbehov tas under arbetet med personalbudgeten. Mot den bakgrunden anser de intervjuade att man har en klar bild av behovssituationen utan att behöva ”byråkratisera” ytterligare. Vi konstaterar att innehållet i och kvaliteten på de behovsanmälningar vi tagit del av varierar. Ofta är beskrivningen av tjänsten och de krav på kompetens och personliga egenskaper som krävs väldigt kortfattade eller till vissa delar utelämnade. 4 Även om det i de flesta fall rör sig om rutin rekryteringar kan det, enligt vår bedömning, finnas risk för att framtidsperspektivet förloras, om det blir för mycket slentrian i analysen av personalbehov. 3.4 Kontrollåtgärder före annonsering När rekrytering sbehovet är klarlagt ska vissa kontroller genomföras före annonsering. Detta gäller oavsett om det är intern- eller externannonsering. Kontroller ska bland annat göras av om det föreligger omplaceringsbehov, önskemål om förhöjd tjänstgöringsgrad eller om det finns personal med företrädesrätt enligt lagen om anställningsskydd. Dessutom gäller, efter beslut av landstingsstyrelsen, att inga anställningar över en månad får göras utan godkännande av landstingsdirektören. Detta beslut gällde under granskningen men är nu borttaget, med undantag för några enheter med obalans i ekonomin. Iakttagelser och bedömning När enheten är klar över att ett rekrytering sbehov föreligger skickas behovsanmälan till landstingets interna platsförmedling. Platsförmedlingen ska ha överblick över landstingets samlade tillgång på personal och överblick över personer inom landstinget som är företrädesberättigade eller om det föreliggande omplaceringsbehov. Den ansvarige för platsförmedlingen har kontakten med landstingsdirektören för att inhämta godkännande av rekryteringen. De rekryterande cheferna tycker rutinerna fungerar bra. Vår samlade bedömning är att rutiner kring kontrollåtgärder före annonsering fungerar tillfredställande och att gällande regler och lagstiftning efterlevs. 3.5 Annonsering Särskilda regler finns för annonsering. Från och med 1 mars 2005 samordnar Annonsgruppen all annonsering av lediga tjänster, såväl internt som externt. Enligt ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” är landstingets ambition att stimulera intern rörlighet och prioritera internt sökande. Alla lediga tjänster, tillsvidare och vikariat längre än tre månader, skall därför publiceras internt på landstingets platslista. Vidare beskrivs för och nackdelar med intern- respektive externannonsering. Iakttagelser och bedömning 5 Flertalet av de intervjuade är nöjda med Annonsgruppens service, även om någon framförde kritik mot servicenivån under semesterperioden. Det är bra att slippa annonshanteringen och att det blir en enhetlighet i landstingets annonsering. Vi har stött på några fall där vikariatsanställda erhållit tillsvidareanställning utan att tjänsten annonserats. Enligt vår bedömning rimmar detta inte med ambitionen att stimulera intern rörlighet. I de fall det övervägs att tillsätta en fast tjänst bör tjänsten annonseras. Detta ger fler möjlighet att söka tjänsten vilket är i linje med landstingets ambition som uttalas i ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen”. I några fall hade rekryterande chefer gärna annonserat externt men detta medgavs inte. Bakgrund till beslutet är okänt men det kan, enligt de intervjuade, ha varit av kostnadsskäl. I ”Kunskapsstöd rekryteringsprocessen” beskrivs för- respektive nackdelar med intern kontra extern annonsering. Vi kan inte bedöma de ställningstaganden som gjorts i de enskilda fallen men vi vill betona värdet av att vara synlig på arbetsmarknaden för olika yrkesgrupper, vilket även lyfts fram i kunskapsstödet och av några intervjuade chefer. 3.6 Ansökningshandlingar Ansökningshandlingar som kommer in ska diarieföras oavsett de kommer som brev fax eller e-post. Bekräftelse på att ansökan inkommit ska skickas till sökande. Detta framgår av ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen”. Att de utgående breven ska diarieföras framgår inte men enligt offentlighetsprincipen gäller att den typen av handling ska diarieföras eftersom diariet ska avspegla hela ärendeprocessen. När tjänsten tillsatts ska enligt ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” betygskopior skickas tillbaka till respektive sökande med tackbrev och information om att tjänsten tillsatts med annan sökande. Enligt landstingets gallringsplan för personalhandlingar får ansökningshandlingar, för ej antagna sökande, gallras efter två år. Vad som avses som ansökningshandlingar framgår inte av granskningsplanen. Iakttagelser och bedömning Olika rutiner tillämpas till vem ansökningshandlingar adresseras. I vissa fall ställs de till centrumets ”centrala stab” för diarieföring och sammanställning. I andra fall ställs de direkt till rekryterande chef eller enhet. Oavsett vilken rutin som tillämpas noterar vi stora brister i diarieföringen. I de fall adressering görs direkt till rekryterande chef sker i vissa fall ingen diarieföring. I de fall 6 diarieföring sker centralt förekommer att detta inte görs fortlöpande när handlingarna inkommer utan när ansökningstiden gått ut. Inte i något av de granskade ärendena har utgående skrivelser till de som sökt utannonserade tjänster diarieförts. Vi konstaterar att bristerna i kunskapen om hantering av allmänna handlingar inte enbart föreligger ute i verksamheten utan även ”högre” upp i organisationen. Vi anser att bristerna i diarieföring är anmärkningsvärda och att åtgärder bör vidtas för att berörd personal får grundläggande kompetens kring hantering av allmänna handlingar. Olika rutiner tillämpas när tjänsten tillsatts och ansökningshandlingar återsänds till sökande som ej fått tjänsten. Osäkerhet råder kring hur gallringsplanen ska tolkas och i vissa fall återsänds alla ansökningshandlingar. Vi anser att gallringsplanens regler bör inarbetas i kunskapsstödet och att begreppet ansökningshandling bör förtydligas. 3.7 Urval av sökande De moment i urvalet av ansökningarna som ingått i granskningen är anställningsintervju, referenstagning, kontroll av legitimation i de fall legitimationskrav föreligger samt mycket översiktligt sakkunnigförfarandet vid tillsättning av specialistkompetenta läkare. Anställningsintervju och referenstagning Anställningsintervjun har stor betydelse som instrument vid urval av bästa kandidat men ska också ge den intervjuade en bild av arbetsplatsen. ”Kunskapsstödrekrytering sprocessen” ger en utförlig beskrivning av förutsättningarna för att genomföra en framgångsrik intervju. Vikten av väl förberedda och planerade intervjuer betonas. Vidare finns en mall för llningsintervjuer. Referenstagningen är ett urvalsinstrument som också har stor betydelse. ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” belyser faktorer som bör beaktas i referenstagningen och de svårigheter som finns i samband med referenstagning. Även här finns en mall. Iakttagelser och bedömning Vi konstaterar att de granskade lägger stor vikt vid anställningsintervjuerna. Dessa genomförs oftast av flera personer och i några fall i flera omgångar. I de flesta fall sker intervjuerna utifrån en i förväg upprättat frågemall. I några fall sker intervjuerna mer som fria samtal. Inte någon av de granskade har använt landstingets intervjumall. 7 Medvetandet om referenstagningens betydelse är också genomgående stor hos de granskade. Bland de rekryteringar som ingått i granskningen har i många fall sökande redan en anställning i landstinget och är kända av rekryterande chef. I dessa fall anses inte referenstagningen ha så stor betydelse och har därför inte genomförts eller genomförts på ett mer informellt sätt. Ingen av de granskade använder landstingets mall. Vår bedömning är de granskade genomgående har en hög professionell inställning till dessa moment i rekrytering sprocessen. Att landstingets mallar för anställningsintervjuer och referenstagning inte används tyder på att dessa inte är kända eller att de inte anses vara ändamålsenliga. Vår bedömning är att mallarna är väl genomarbetade och användbara. Dessa stöddokument bör enligt vår bedömning göras mer kända. Kontroll av legitimation ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” tar upp kontrollen av legitimations- och examensbevis för sådana yrken som kräver legitimation. Landstinget har tagit fram en särskild anvisning ”Rutiner vid anställning av legitimerad personal” daterad 2002-11-20. Någon hänvisning till denna anvisning finns inte i ”Kunskapsstödrekrytering sprocessen”. I anvisningen anges ett antal kontrollmoment som ska göras innan överenskommelse om anställning träffas. Några av de moment som tas upp är: ”Begära in legitimations- och examensbevis där detta krävs” ”Kontrollera med Socialstyrelsen att legitimationen är giltig. Detta görs på tel:08-555 530 vx, begär behörighetsenheten” Av den särskilda anvisningen framgår inte hur kontrollen ska verifieras. Iakttagelser och bedömning I de tjänstetillsättningar som ingått i granskningen och där legitimation krävts har kontroll gjorts genom att handlingar uppvisats. I de fall den sökande innehar tjänst inom landstinget har det inte alltid kontrollerats mot originalhandlingar. Inte i något av de granskade fallen har kontroll gjorts mot Socialstyrelsen. Att kontroll mot Socialstyrelsen inte gjorts beror, enligt vår uppfattning, på bristande kännedom om detta krav eller också på att sökanden var känd och att det därför inte ansågs nödvändigt. Vid intervjuerna framkom att det vid några tillfällen gjorts kontroll mot Socialstyrelsen. Dessa har gällt läkare med utländsk legitimation. 8 Vår bedömning är att reglerna bör tydliggöra i vilka fall kontroll av legitimationen mot Socialstyrelsen får utelämnas. Vidare anser vi att vidtagna kontrollåtgärder bör dokumenteras så att det går att se när och vem som utfört kontrollen. Sakkunnigförfarandet. Vid tillsättning av specialistläkartjänster gäller särskild förordning, Socialdepartementet SFS 1998:1518. Landstinget har upprättat en särskilt rutinbeskrivning för sakkunnigförfarandet. I vårt urval av genomförda rekryteringar ingår inte någonrekrytering som omfattats av sakkunnigförfarandet. Däremot har rutinen diskuteras vid de intervjuer som avsett läkartjänster. Utifrån vad som framkommit vid dessa är vår bedömning att landstinget skapat förutsättningar för en fungerande rutin. 3.8 Utvärdering I ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” påtalas värdet av att göra en utvärdering avrekryteringen. Detta kan vara en ovärderlig hjälp vid nästa rekrytering. Vi ser även utvärdering som ett led i den interna kontrollen av att rutiner och anvisningar är ändamålsenliga och att de tillämpas. Iakttagelse och bedömning Ingen av de granskade har genomfört någon systemetisk utvärdering. Någon utvärdering har heller inte efterfrågats. Enligt vår bedömning är utvärdering av rekrytering sprocessen viktig men behöver kanske inte göras vid varje tillfälle. Det viktiga är att erfarenheter som framkommer förs vidare för att ytterligare förbättra processen och för att anpassa rutinbeskrvningar efter verksamhetens behov av råd och stöd. Genom uppföljning och utvärdering av rekrytering sprocessen kan den interna kontrollen inom området förbättras. Vill du jobba med människor? Bli headhunter! Det här är Sveriges första och enda specialutformade utbildning för dig som vill arbeta med personalrekrytering. Under ett år lär du dig metoder för effektiv matchning mellan uppdragsgivare och kandidater. På den här utbildningen utvecklas du till självgående konsult med kunskaper för att kunna arbeta med personalrekrytering i såväl affärsdriven som offentlig verksamhet. Du studerar psykogi, intervjuteknik, örhandlingskunskap, marknadsföring och mycket mer för att rätt kunna analysera vilka människor och tjänster som hör ihop. Din mission blir att effektivt rekrytera rätt person till rätt plats och uppgift. Något som blir allt viktigare för att ett företag ska nå framgång. De anställdas engagemang och kunskaper utgör grunden för ett företags utveckling och konkurrenskraft. Att rekrytera fel är mycket kostsamt för ett företag och det finns många fallgropar att hamna i under rekrytering sprocessen. På ett år lär du dig att effektivt rekrytera rätt person till rätt plats och uppgift! I dag finns det drygt 500 bemannigsföretag som sysselsätter cirka 31 500 personer och som omsätter drygt 9 miljarder. Branschen har mognat och visar god tillväxt. Det finns utbildningar i personaladministration och beteendevetenskap, men ingen utbildning för arbetet som rekrytering skonsult; förrän nu! De flesta bemanningsföretag är i behov av rekrytering skonsulter. Många som har läst till exempel personaladministration eller beteendevetenskap söker sig till branschen. Dessa personer saknar ofta kunskap om tjänsteförsäljning, ekonomi, marknadsföring och affärsmannaskap. Denna kompetens är oumbärlig för arbetet som rekrytering skonsult. Det finns också de som söker sig till branschen med specialistkompetens och/eller kunskap om försäljning men som saknar redskap att värdera humankapital. Det här är Sveriges enda och första specialutformade utbildning inom området. För att beställa gratis information om KPR - Konsultutbildning med inriktning personalrekrytering (KY), vänligen fyll i en intresseanmälan nedan.Hotell och restauranger En hotellhusfru är arbetsledare för hotellstädare, samt ansvarar för budget, personalrekrytering, schemaläggning och lönerapportering. En restauranghusfru ansvarar för att restauranglokalerna är städade och i ordning. De har också ansvar för budget, samt att organisera och leda arbetet för disk- och städpersonalen på restaurangen. I en restauranghusfrus arbete ingår även personalrekrytering, schemaläggning och lönerapportering. På många större hotell och restauranger finns det en gemensam chefshusfru, som endast har hand administrativt arbete, som schemaläggning, budget,personalrekrytering och inköp. Till sin hjälp kan en chefshusfru ha assistenter och så kallade våningshusfruar, vilka är arbetsledare för det löpande arbetet. I privathem med tjänstefolk leds arbetet antingen direkt av arbetsgivaren eller med hjälp av exempelvis en husfru. Husfrun kan vara inneboende, precis som övrigt tjänstefolk, men många gånger är deras lön och status hos arbetsgivaren högre. De har ofta även högre utbildning, och brukar vara lite äldre. Då arbetsgivarens familj är bortresta på längre tid brukar ofta tjänstefolket få stanna kvar i arbetsgivarens bostad, där då husfrun ansvarar för hela ledningen av arbetet. Finns inte husfru får tjänstefolket istället noggranna instruktioner av arbetsgivaren före avresan. Förändrade förutsättningar i dagens samhälle har lett till att personal- styrkan blir en allt viktigare konkurrensfördel. Detta i sin tur har lett till att allt större kraft läggs på att styra personalstyrkan. Vilket har fått uttryck i en växande flora av personalekonomiska teorier. En aspekt som berör styrningen av personalstyrkan, är rekrytering en av denna. Flera rapporter tyder på att rekrytering är en betydande kostnad. En kostnad som kan vara lätt att underskatta. För att se hur några företag resonerar kring själva rekrytering en och dess kostnader har fallstudier genomförts på fyra företag, Frontec Norr AB, Frontec Pajala AB, ICA Sparköp i Övertorneå och Rundagatuslingan AB. Empirin från dessa fallstudier har analyserats i ljuset av teorier som valts av författarna. I rapporten presenteras empiriska resultat som tyder på att företagen inte anser att rekrytering skostnaderna är av den vikt som författarna av teorierna hävdar. ISSN 1402-1579 / ISRN LTU-EKON-EX--99/019--SE / NR 1999:019http://epubl.luth.se/1402-1579/1999/019/index.html . Sammanfattning: Problem: Det sägs att medarbetarna hör till företagets viktigaste tillgångar och i vår bakgrund kan man läs om problematiken kring att rekrytera nya medarbetare, detta ledde oss till vår problemformulering. Problemformulering: Hur fungerar rekrytering sprocessen inom detaljhandeln och vad tittar rekrytera rna på, vid urval bland kandidater till en tjänst?Syfte: Syftet med denna rapport är att få en inblick irekrytering sprocessen inom detaljhandeln för att vi som framtida butikschefer bör ha kunskapen kring detta ämne. Viss önskan finns också om att få kunskaper och information om rekryterarnas tankebanor i processen för vårt framtida sökande av arbete.Metod: Vår rapport undersöker hur rekrytera går till väga för att gallra bland kandidaterna till en aktuell tjänst inom detaljhandeln. För att genomföra undersökningen valde vi att göra fyra stycken halvöppna intervjuer i fyra olika detaljhandelskedjor. Vid genomförandet användes hjälpmaterial i form av inspelningsanordning samt gammal hederlig penna och papper. Slutsats: Svaren vi fick under våra intervjuer visade att rekrytering sprocessen i stort sett ser likadan ut i alla de företag som vi besökt. Det var bara detaljer i processen som skiljde sig mellan företagen. Det visade sig också att rekrytering. Som du omedelbart kan se medför de flesta rekrytering ar stora kostnader. Kommer de dessutom som en konsekvens av en avveckling gör det att kostnaden blir än högre. Om du inte redan har en stor motivation att ta till vara på och utveckla de medarbetare du redan har borde kostnaderna för personalomsättning göra dig motiverad till det. Men de medarbetare du har är också resultatet av en rekrytering och för att förbättra dina chanser att slippa både påtvingad rekrytering och avveckling i framtiden är det dina framtida rekrytering ar som blir avgörande. Kunskap och medvetenhet är dina nycklar till framgång som företagsledare. 1.4. Vem ska sköta rekryteringen? Större företag i Sverige låter i stor utsträckning externa konsulter ta hand om arbetet med att rekrytera nya medarbetare. Konsulterna kan hjälpa till helt eller delvis i de olika delarna av arbetet med att rekrytera. Det är inte lika vanligt att små företag anlitar konsulter, men det är inte en fråga om ”stor” eller ”liten” när du ställer dig frågan om du själv skulle kunna dra nytta av extern hjälp. Det handlar istället om hur väl du själv känner att du kan garantera resultatet om du genomför rekryteringen på egen hand. Det finns tre bra skäl att överväga: 1. Om du anlitar en konsult kan det ibland innebära att du kan genomföra rekrytering billigare och ändå få högre kvalitet. Om du har tydliga brister i ditt sätt att hantera uppgiften är det ett lotteri du ger dig in på. Anlitar du istället en konsult förutsätter det förstås att han har den kunskap och erfarenhet du själv saknar.2. Ett annat bra skäl att låta en konsult sköta rekryteringen är att kan släppa en stor del av uppgiften till förmån för ditt eget fokus på företagets kärnverksamhet. Allra helst om du regelbundet rekryterar kvalificerade medarbetare och får ditt arbete sönderryckt av avbrott.3. Att arbeta heltid som rekryteringskonsult innebär förstås en ständigt påbyggd kunskap om de faktorer som påverkar slutresultatet och administrationen av arbetet generellt. När du anlitar konsulten får du därför tillgång till en kompetens som sannolikt inte finns inom ditt eget företag. Anlita inte vem som helst bara. Det finns olika nivåer även på rekrytering skonsulter.Vad du bör vara medveten om när du tar hjälp utifrån är att ett normalpris för en rekrytering ligger någonstans mellan 25-40 % av första årslönen på den som rekrytera. Det är en stor investering, men därmed inte sagt att den blir mindre om du gör den själv. Värt att tänka på är att rekrytering skonsultens argument om priset inte tar hänsyn till att du blir tvungen att lägga ner tid på de inköpsrutiner som krävs för att skilja tvivelaktiga konsulter från de med tillförlitliga metoder. Fattar du dina rekrytering sbeslut på din goda intuition och att du direkt känner på dig om du träffat rätt? Eller är du en noggrann person som går igenom alla tänkbara frågeställningar och lyfter på alla stenar för att försäkra dig om att du är rätt ute? Du kanske istället tycker att det är lika bra att lägga ut allt på konsulter? De kostar visserligen en del, men arbetet blir gjort med minsta möjliga insats från din sida. Oavsett hur du går tillväga är det bra om du en gång för alla går igenom vad det innebär att göra som just du gör när du rekryterar. Vad kostar dina metoder jämfört med andra? Får du rätt kandidater att överhuvudtaget söka jobbet du annonserar? Ger dina metoder pålitliga resultat eller är det bara ren tur att du lyckas då och då? Följer du lagar och regler? Här får du lära dig allt det du behöver veta för att antingen förbättra dina egna resultat eller ställa rätt frågor till din konsult. Den här sajten riktar sig till dig som har operativt ansvar och vill veta hur du gör i praktiken när du rekryterar. De flesta av de cirka 1 miljon anställningar som görs i Sverige varje år sköts av dig som är småföretagare eller chef på mellannivå. Men det är inte bara frågan om att lära dig att ”fylla luckor” när någon slutar. Målet är att göra ditt arbete med rekrytering till ett av dina bästa och mest konkreta ledarverktyg. Bra strategier, rätt metoder och kunskap om vad som gör skillnad i resultat underlättar för dig som ledare i allmänhet. Och tro mig när jag säger att du med några enkla tips kan du fördubbla dina chanser att lyckas. Många människor blir upprörda av bara tanken på att behöva göra en test för att få ett jobb, andra ser det som ett helt odramatiskt arbetsverktyg. Åsikterna bland dem som engagerar sig varierar i nyansrikedom och seriositet. Någon anser att test bortser från de verkliga förhållandena på en arbetsplats och därför saknar prognosförmåga. En annan påstår att det test han säljer ger 98 % säker rekrytering. En tredje tycker att det är ett övergrepp på en persons integritet att tvinga denne att göra ett psykologiskt test. Om du tänker använda dig av psykologiska test i din rekrytering bör du helt klart ta en stund för att sätta dig in i vad det innebär. Några grundläggande kunskaper är allt du behöver för att undvika de största misstagen. För det första vill du inte betala dyra pengar för något som gör din rekrytering mindre träffsäker. För det andra vill du inte göra dig skyldig till diskriminerande eller kränkande behandling. Ställ alltid frågorna: • Får jag igen investerade pengar genom ökad träffsäkerhet? • Ökar jag träffsäkerheten genom att använda just det här testet i just den här ekryteringssituationen? • Kan mitt sätt att använda test göra mig skyldig till diskriminerande eller kränkande behandling? I många rekrytering ssituationer får du inget högre prognosvärde av att använda test. Det gäller oavsett om testet är bra eller dåligt och avgörs av flera andra faktorer runt omkring. Självklart blir det inte heller lönsamt att använda test om du redan innan vet att prognosvärdet inte påverkas. Ytterligare skäl till det sista är att det finns många test som inte håller vad de lovar. Den etiska diskussionen är också betydelsefull. Du bör hantera testsituationer på ett sätt som inte kränker kandidaten du testar. Om du anlitar du en konsult är det ändå du som har huvudansvaret. Försvarsmakten rekryterar just nu till samtliga officersutbildningar. Rekrytering pågår fram till den 15 januari 2010. Ett grundkrav är att du har genomfört värnplikten. Bli officerJag har inte genomfört värnplikten För dig som vill bli officer men som inte gjort värnplikten erbjuder Försvarsmakten aspirantutbildningen. Nästa ansökningsperiod för aspirantutbildningen är ännu inte bestämd. Nästa år, 2010, ersätts värnpliktsutbildningen av en ny frivillig militär grundutbildning som genomförs för första gången 2011. Förutsatt att riksdagen tar beslut under våren, så ska ingen efter den 1 juli 2010 utbildas med plikt om inte försvarsberedskapen kräver det.Nordic Battlegroup 2011 Rekrytering till Nordic Battlegroup 2011 (NBG11) pågår just nu. Gör din ansökan påmil.se/int. Operatör i specialförbanden Försvarsmaktens specialförband rekryterar nu män och kvinnor som vill bli specialförbandsoperatörer. Sista ansökningsdatum är den 15 januari 2010 Internationella insatser och strategisk reserv Rekrytering till kommande internationella insatser genomförs två gånger om året, en gång på hösten och en på våren. Du kan när som helst skicka ett sms med ordetINSATS till 72311 och få en påminnelse när ansökningsperioden för kommande insatser börjar (tjänsten är kostnadsfri, men eventuella operatörsavgifter kan tillkomma). Rekrytering till vakanser i de internationella insatserna och den strategiska reserven sker löpande på mil.se/int. 8 steg för lyckad personalrekrytering. Att rekrytera fel är mycket kostsamt för ett företag och det finns många fallgropar att hamna i under rekrytering sprocessen. Här är några råd på vägen för att lättare väja. Rekrytering sprocessen består vanligen av följande steg: 1. Tidsplan Börja rekrytera i tid! Var förutseende med nyrekryteringar, planera resursåtgång och kompetensbehovet efter verksamhetens mål de kommande året/åren??? Vid ersättnings rekrytering är det viktigt att försöka få in efterträdare så att denna kan gå parallellt med personen som kommer att sluta. Tänk på att en rekrytering i regel tar längre tid än vad beräknats. Den nya medarbetaren kan ha lång uppsägningstid, det kanske inte kommer in några ansökningar etc. 2. Kravspecifikation Nyckeln till en bra rekrytering är att veta vilken typ av person och vilken typ av kompetens som behövs. Vid ersättnings rekrytering behöver det inte nödvändigtvis vara samma profil som söks till efterträdaren. Prata med närmaste chef och kollegor för att utröna vilken typ av person och kompetens som behövs. Tänk även på gruppens sammansättning, en heterogen grupp bestående av olika typer av personligheter med olika bakgrund presterar/fungerar i regel bättre än en homogen grupp. Det är även av största vikt att kravspecifikationen är realistisk, att det faktiskt finns en person som har all den erfarenhet och egenskaper som efterfrågas. Konkurrensen om kandidaterna har dessutom ökat de senaste månaderna vilket gör det mer utmanande att hitta rätt person. 3. Annons Vid annonsering finns det en djungel av annonsplatser på Internet att välja mellan. Det finns även den mer traditionella dagspressen att välja mellan samt specialiserade facktidningar och forum på Internet. Valet av annonseringskanal beror till stor del på vilka typer av kandidater som ska attraheras; de som aktivt söker arbete eller de som av en slump ska komma över annonsen. Var tydlig med de krav som ställs i annonsen för att undvika att överösas av irrelevanta ansökningar. Tänk även på hur företaget lyfts fram i annonsen då denna även fungera som reklam för företaget. Därför kan en lite större annonskostnad kanske lättare motiveras. 4. Urval Utgå alltid från kravspecifikationen vid urvalet. För att spara tid vid många ansökningar kan ett bra tips vara att börja med CV:n där det ofta är lätt att avgöra huruvida kandidaten uppfyller de formella kraven. Efter första urvalet utgör det personliga brevet ytterligare en informationskälla för att utröna om kandidaten stämmer överens med kravprofilen gällande de personliga egenskaperna. Dela gärna upp kandidaterna i tre kategorier, ej intressant, intressant och mycket intressant. För att förkorta rekrytering sprocessen kan det vara en god idé att löpande intervjua ur den mycket intressanta kategorin. Ge även besked till kandidaterna i den ej intressanta högen så att de slipper vänta och hoppas längre än nödvändigt. 5. Intervju nr 1 Ett vanligt upplägg för den första intervjun är att börja med att beskriva företaget och tjänsten. Därefter riktas intervjun mot kandidatens bakgrund, nuvarande tjänst och kompetens för att sedan gå vidare till samtal och frågor kring kandidatens personlighet. Avsluta sedan med en diskussion kring löneanspråk och när kandidaten kan börja om det skulle bli aktuellt med en anställning. Berätta även vid intervjun den beräknade tidsplanen och vad som är nästa steg i processen. 6. Referenser Referenstagningen ger dig möjlighet att få din uppfattning om individen bekräftad eller dementerad. Här har du möjlighet att följa upp saker du kände var oklara eller som du var osäker på under intervjun. Bygg gärna upp frågorna utifrån de frågor du ställt till kandidaten så att du har möjlighet att jämföra kandidatens egen bild av sig själv och sin kompetens mot referensens uppfattning. Vid referenstagning brukar tre referenser vara vanligt t.ex tidigare chefer eller kunder. 7. Intervju nr 2 Vid den andra intervjun har du möjlighet att gå djupare än du gjort på den första intervjun. Här har du även tillfälle att följa upp eventuella ämnen som kommit upp vid referenstagningen som du känner dig osäker på eller frågor som behöver förtydligas. 8. Efterarbete Det är vanligt att maila ”Nej tack” till kandidater som mailat in sin ansökan och personligen ringa till kandidater du träffat. Var berätt på att kunna ge en motivering till kandidaterna om varför de inte gått vidare. Det är mycket viktigt att alla kandidater får ett svar, annars kan detta fungera som dålig marknadsföring för företaget. Ett tips är att redan från början lägga in ett autosvar på mailen med exempelvis texten ”Tack för din ansökan till tjänsten XXX. Vi återkommer inom en månad efter ansökningstidens slut med besked”. På så sätt slipper du telefonsamtal från kandidater som undrar om deras ansökningar har kommit fram. Rekrytering är egentligen en gammal militär term som betyder att förse med nytt manskap som ersättning eller till förstärkning av truppstyrkan. Numera används ordet mest för processen att skaffa ny personal till företag, organisationer och myndigheter.Rekrytering sprocessen omfattar ett flertal steg, nämligen: Behovsanalys och kompeternsprofil (Behöver man rekrytera och i så fall vilken kompetens behövs?) Formulering av annons/erbjudande om arbete. Val av kanaler för rekrytering (annonsering, publicering på AMS och Manpower, search, headhunting mm) Publicering av annons/erbjudande. Mottagande av ansökningar. Organisering av ansökningar. Grovt urval (första urval) Inbjudan till intervjuer av slutkandidater. Intervjuver. Referenstagning. Eventuell testning (personlighetstester, anlagstester etc). Slutligt urval. Beslut. Slutförhandling om anställningsvillkor. Undertecknande av anställningsavtal, Ibland kan man se att hela rekrytering sprocessen avslutas i och med introduktionen på den ny arbetsplatsen. Man kan också lägga hela rekrytering sprocessen på ett rekrytering sföretag. Landstingets revisorers väsentlighets- och riskanalys lyfter fram personalförsörjning som ett angeläget område att granska. Vid genomförd förstudie konstateras att landstinget byggt upp en HR-funktion (personalfunktion) som processinriktat arbetar med frågor kring personal- och kompetensförsörjning. I förstudien framkom synpunkter kring tillämpade rekrytering srutiner som ansågs kunna påverka medarbetarnas och allmänhetens uppfattning om landstinget som arbetsgivare. Mot denna bakgrund har landstingets revisorer gett Komrev inom ÖPwC i uppdrag att genomföra en granskning av rutinerna i rekrytering sprocessen. Två förtroendevalda revisorer, Bernt Bergholm och Bo Lennhammar har följt granskningen. 1.2 Revisionsfrågor, revisionsmetod och avgränsning Syftet med granskningen är att granska hur anställningsrutiner fungerar och hur lagar och riktlinjer efterlevs. Följande revisionsfrågor ska besvaras: • Efterlevs gällande regelverk och lagstiftning? • Är rutiner kring personalrekrytering ändamålsenliga? • Är internkontrollen tillfredsställande? Granskningen inleddes med genomgång av landstingets anvisningar och lagstiftning. Intervjuer har genomförts med ansvariga för landstingets personalförmedling, annonsgrupp och landstingets arkiv. Vidare har personalchefer och HR-konsulter vid granskade enheter intervjuats. Ett urval av rekrytering har följts och intervjuer i anslutning till dessa ärenden har genomförts med rekryterande chefer. Dessa intervjuer har utöver de enskilda ärendena även omfattat generella frågeställningar utifrån deras erfarenheter avrekrytering srutiner i landstinget. Granskningen har genomförts vid Närsjukvården i centrala Östergötland (NSC) och Barn och kvinnocentrum i Östergötland (BKC). Enligt den fastställda projektplanen avgränsas granskningen till rekrytering där tillsättning gjorts med externt sökande och som genomförts under de senaste 12 månaderna. Orsaken till detta var att flera, som enligt urvalsstatistiken var externt rekryterade, redan innehade vikariatsanställning.Rekrytering särenden som granskats omfattar följande yrkesgrupper: sjuksköterskor, undersköterskor, sjukgymnaster, kuratorer, läkare, vårdenhetschefer och läkarsekreterare. 2 Sammanfattande revisionell bedömning Vår revisionella bedömning utgår från revisionsfrågorna: • Efterlevs gällande regelverk och lagstiftning? • Är rutiner kring personalrekrytering ändamålsenliga? • Är internkontrollen tillfredsställande? Vi konstaterar i granskningen bristande efterlevnad till gällande regelverk. . Landstingets dokument ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” bör utvecklas så att det tydligare framgår vad som är stöd och vägledning i rekrytering sprocessen och vad som kan betraktas som tvingande regler. Dokumentet bör också göras mer känt ute hosrekryterande chefer så att tillämpliga delar av de råd och mallar som finns framtagna utnyttjas. Vi anser att internkontrollen fungerar tillfredsställande beträffande regler för bevakning av företrädesrätter, inskränkningar i rätten att fatta rekrytering sbeslut och kravet på samordning av annonsering. Däremot föreligger brister bland annat avseende uppsikt över hur diarieföring fungerar. Genom tillämpning av det utvärderingsmoment som beskrivs i Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” skulle internkontrollen kunna förbättras ytterligare. 2Rekrytering är en decentraliserad process. Verksamhetschef/vårdenhetschef är ansvarig för rekrytering. Vid intervjuerna med rekryterande chefer har vikten av att få en brarekrytering sprocess betonats. Vi anser att landstinget skapat förutsättningar för en kompetent och säkerpersonalrekrytering under förutsättning att organisationens kompetens utnyttjas på rätt sätt. För Landstinget i Östergötland finns ett antal regler/riktlinjer/anvisningar som reglerar och anger rutiner för rekrytering sprocessen. Några av dessa har använts i denna granskning som underlag för våra revisionella bedömningar. Vi har även bedömt ändamålsenligheten i dessa dokument. Landstinget har sedan den 1 maj 2004 riktlinjer för rekrytering som ska tillämpas vid varje rekrytering. I riktlinjerna betonas vikten av ett professionellt rekrytering sarbete för att trygga kommande personalbehov. Utöver riktlinjerna finns bland annat ett dokument ”Kunskapsstödrekrytering sprocessen” framtaget. Enligt riktlinjerna är detta ett kunskapsstöd som ska ge vägledning och konkret hjälp i rekrytering sprocessen. De granskade centrumen har tagit fram egna rutinbeskrivningar. Iakttagelser och bedömning. ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” är ett ambitiöst dokument som behandlar processens olika moment från behovsanalys till anställningsbeslut. Här finns även ett avsnitt om utvärdering av rekrytering. Materialet är tänkt att ge stöd och vägledning, men innehåller i flera avsnitt moment som ska genomföras/beaktas i samband med en rekrytering.. 3 Den bild vi får i granskningen är att ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” i många fall inte är känt bland de granskade. Några intervjuade anser också att materialet är för omfattande för att vara ändamålsenligt för rekryterande chefer ute i organisationen. Vi anser att det bör tydliggöras vilka moment som är tvingande. Dokumentet bör också göras mer känt bland rekryterande chefer. Detta borde vara en uppgift bl.a. för HR-konsulter som är stöd i rekrytering sprocessen. De granskade centrumen har tagit fram egna anvisningar för olika moment irekrytering sfasen. Dessa anvisningar är mycket kortfattade. Vi anser att hänvisningar till ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” bör göras för vissa delar av rekryteringsprocessen. Till exempel skulle hänvisning kunna göras till den mall som finns för ställningsintervjuer. 3.3 Behovsanalys/kravspecifikation I dokumentet ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” framhålls följande: ”Innan beslut om rekrytering fattas ska behovet av nyrekrytering noggrant analyseras och andra möjligheter att lösa behovet prövas”. Föreligger ett rekrytering sbehov ska det upprättas en kravspecifikation. Denna ska ge en klar bild av vad det är för tjänst och vilken typ av kompetens och personliga egenskaper som krävs för tjänsten både idag och i framtiden. En tydlig kravspecifikation utgör ett stöd under helarekrytering sprocessen som för t.ex. annonsutformning, underlag för urval och anställningsintervju. Iakttagelser och bedömning Endast i några fall i urvalet finns exempel på kravspecifikationer som har den omfattning som lyfts fram i ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen”. Som underlag för beslut/godkännande av rekrytering sbehovet och för det ortsatta rekrytering sarbetetanvänds centrumens egna blanketter – personalbehov. I intervjuerna påpekas att flertalet rekrytering är av rutinkaraktär. De strategiska ställningstagandena kring enhetens personal- och kompetensbehov tas under arbetet med personalbudgeten. Mot den bakgrunden anser de intervjuade att man har en klar bild av behovssituationen utan att behöva ”byråkratisera” ytterligare. Vi konstaterar att innehållet i och kvaliteten på de behovsanmälningar vi tagit del av varierar. Ofta är beskrivningen av tjänsten och de krav på kompetens och personliga egenskaper som krävs väldigt kortfattade eller till vissa delar utelämnade. 4 Även om det i de flesta fall rör sig om rutin rekrytering kan det, enligt vår bedömning, finnas risk för att framtidsperspektivet förloras, om det blir för mycket slentrian i analysen av personalbehov. 3.4 Kontrollåtgärder före annonsering När rekrytering sbehovet är klarlagt ska vissa kontroller genomföras före annonsering. Detta gäller oavsett om det är intern- eller externannonsering. Kontroller ska bland annat göras av om det föreligger omplaceringsbehov, önskemål om förhöjd tjänstgöringsgrad eller om det finns personal med företrädesrätt enligt lagen om anställningsskydd. Dessutom gäller, efter beslut av landstingsstyrelsen, att inga anställningar över en månad får göras utan godkännande av landstingsdirektören. Detta beslut gällde under granskningen men är nu borttaget, med undantag för några enheter med obalans i ekonomin. Iakttagelser och bedömning När enheten är klar över att ett rekrytering sbehov föreligger skickas behovsanmälan till landstingets interna platsförmedling. Platsförmedlingen ska ha överblick över landstingets samlade tillgång på personal och överblick över personer inom landstinget som är företrädesberättigade eller om det föreliggande omplaceringbehov. Den ansvarige för platsförmedlingen har kontakten med landstingsdirektören för att inhämta godkännande av rekrytering. De rekryterande cheferna tycker rutinerna fungerar bra. Vår samlade bedömning är att rutiner kring kontrollåtgärder före annonsering fungerar tillfredställande och att gällande regler och lagstiftning efterlevs. 3.5 Annonsering Särskilda regler finns för annonsering. Från och med 1 mars 2005 samordnar Annonsgruppen all annonsering av lediga tjänster, såväl internt som externt. Enligt ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen är landstingets ambition att stimulera intern rörlighet och prioritera internt sökande. Alla lediga tjänster, tillsvidare och vikariat längre än tre månader, skall därför publiceras internt på landstingets platslista. Vidare beskrivs för och nackdelar med intern- respektive externannonsering. Iakttagelser och bedömning 5 Flertalet av de intervjuade är nöjda med Annonsgruppens service, även om någon framförde kritik mot servicenivån under semesterperioden. Det är bra att slippa annonshanteringen och att det blir en enhetlighet i landstingets annonsering. Vi har stött på några fall där vikariatsanställda erhållit tillsvidareanställning utan att tjänsten annonserats. Enligt vår bedömning rimmar detta inte med ambitionen att stimulera intern rörlighet. I de fall det övervägs att tillsätta en fast tjänst bör tjänsten annonseras. Detta ger fler möjlighet att söka tjänsten vilket är i linje med landstingets ambition som uttalas i ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen”. I några fall hade rekryterande chefer gärna annonserat externt men detta medgavs inte. Bakgrund till beslutet är okänt men det kan, enligt de intervjuade, ha varit av kostnadsskäl. I ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” beskrivs för- respektive nackdelar med intern kontra extern annonsering. Vi kan inte bedöma de ställningstaganden som gjorts i de enskilda fallen men vi vill betona värdet av att vara synlig på arbetsmarknaden för olika rkesgrupper, vilket även lyfts fram i kunskapsstödet och av några intervjuade chefer. 3.6 Ansökningshandlingar Ansökningshandlingar som kommer in ska diarieföras oavsett de kommer som brev fax eller e-post. Bekräftelse på att ansökan inkommit ska skickas till sökande. Detta framgår av Kunskapsstöd rekrytering sprocessen”. Att de utgående breven ska diarieföras framgår inte men enligt offentlighetsprincipen gäller att den typen av handling ska diarieföras eftersom diariet ska avspegla hela ärendeprocessen. När tjänsten tillsatts ska enligt ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” betygskopior skickas tillbaka till respektive sökande med tackbrev och information om att tjänsten tillsatts med annan sökande. Enligt landstingets gallringsplan för personalhandlingar får ansökningshandlingar, för ej antagna sökande, gallras efter två år. Vad som avses som ansökningshandlingar framgår inte av granskningsplanen. Iakttagelser och bedömning Olika rutiner tillämpas till vem ansökningshandlingar adresseras. I vissa fall ställs de till centrumets ”centrala stab” för diarieföring och sammanställning. I andra fall ställs de direkt till rekryterande chef eller enhet. Oavsett vilken rutin som tillämpas noterar vi stora brister i diarieföringen. I de fall adressering görs direkt till rekryterande chef sker i vissa fall ingen diarieföring. I de fall 6 diarieföring sker centralt förekommer att detta inte görs fortlöpande när handlingarna inkommer utan när ansökningstiden gått ut. Inte i något av de granskade ärendena har utgående skrivelser till de som sökt utannonserade tjänster diarieförts. Vi konstaterar att bristerna i kunskapen om hantering av allmänna handlingar inte enbart föreligger ute i verksamheten utan även ”högre” upp i organisationen. Vi anser att bristerna i diarieföring är anmärkningsvärda och att åtgärder bör vidtas för att berörd personal får grundläggande kompetens kring hantering av allmänna handlingar. Olika rutiner tillämpas när tjänsten tillsatts och ansökningshandlingar återsänds till sökande som ej fått tjänsten. Osäkerhet råder kring hur gallringsplanen ska tolkas och i vissa fall återsänds alla ansökningshandlingar. Vi anser att gallringsplanens regler bör inarbetas i kunskapsstödet och att begreppet ansökningshandling bör förtydligas. 3.7 Urval av sökande De moment i urvalet av ansökningarna som ingått i granskningen är anställningsintervju, referenstagning, kontroll av legitimation i de fall legitimationskrav föreligger samt mycket översiktligt sakkunnigförfarandet vid tillsättning av specialistkompetenta läkare. Anställningsintervju och referenstagning Anställningsintervjun har stor betydelse som instrument vid urval av bästa kandidat men ska också ge den intervjuade en bild av arbetsplatsen. ”Kunskapsstödrekrytering sprocessen” ger en utförlig beskrivning av förutsättningarna för att genomföra en framgångsrik intervju. Vikten av väl förberedda och planerade intervjuer betonas. Vidare finns en mall för anställningsintervjuer. Referenstagningen är ett urvalsinstrument som också har stor betydelse. ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” belyser faktorer som bör beaktas i referenstagningen och de svårigheter som finns i samband med referenstagning. Även här finns en mall. Iakttagelser och bedömning Vi konstaterar att de granskade lägger stor vikt vid anställningsintervjuerna. Dessa genomförs oftast av flera personer och i några fall i flera omgångar. I de flesta fall sker intervjuerna utifrån en i förväg upprättat frågemall. I några fall sker intervjuerna mer som fria samtal. Inte någon av de granskade har använt landstingets intervjumall. 7 Medvetandet om referenstagningens betydelse är också genomgående stor hos de granskade. Bland de rekrytering som ingått i granskningen har i många fall sökande redan en anställning i landstinget och är kända v rekryterande chef. I dessa fall anses inte referenstagningen ha så stor betydelse och har därför inte genomförts eller genomförts på ett mer informellt sätt. Ingen av de granskade använder landstingets mall. Vår bedömning är de granskade genomgående har en hög professionell inställning till dessa moment i rekrytering sprocessen. Att landstingets mallar för anställningsintervjuer och referenstagning inte används tyder på att dessa inte är kända eller att de inte anses vara ändamålsenliga. Vår bedömning är att mallarna är väl genomarbetade och användbara. Dessa stöddokument bör enligt vår bedömning göras mer kända. Kontroll av legitimation ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” tar upp kontrollen av legitimations- och examensbevis för sådana yrken som kräver legitimation. Landstinget har tagit fram en särskild anvisning ”Rutiner vid anställning av legitimerad personal” daterad 2002-11-20. Någon hänvisning till denna anvisning finns inte i ”Kunskapsstödrekrytering sprocessen”. I anvisningen anges ett antal kontrollmoment som ska göras innan överenskommelse om anställning träffas. Vid tillsättning av specialistläkartjänster gäller särskild förordning, Socialdepartementet SFS 1998:1518. Landstinget har upprättat en särskilt rutinbeskrivning för sakkunnigförfarandet. I vårt urval av genomförda rekryteringar ingår inte någon rekrytering som omfattats av sakkunnigförfarandet. Däremot har rutinen diskuteras vid de intervjuer som avsett läkartjänster. Utifrån vad som framkommit vid dessa är vår bedömning att landstinget skapat förutsättningar för en fungerande rutin. 3.8 Utvärdering I ”Kunskapsstöd rekrytering sprocessen” påtalas värdet av att göra en utvärdering avrekryteringen. Detta kan vara en ovärderlig hjälp vid nästa rekrytering. Vi ser även utvärdering som ett led i den interna kontrollen av att rutiner och anvisningar är ändamålsenliga och att de tillämpas. Iakttagelse och bedömning Enligt vår bedömning är utvärdering av rekrytering sprocessen viktig men behöver kanske inte göras vid varje tillfälle. Det viktiga är att erfarenheter som framkommer förs vidare för att ytterligare förbättra processen och för att anpassa rutinbeskrivningar efter verksamhetens behov av råd och stöd. Genom uppföljning och utvärdering av rekrytering sprocessen kan den interna kontrollen inom området förbättras. Board Search, Executive Search samt Search är några av de mest frekventa och effektiva rekrytering smetoderna inom våra arbetsområden. vi löser största delen av våra kunduppdrag inom rekrytering via Headhunting som är ett samlat begrepp för Executive Search och Search. HeadhuntingHeadhunting är en specifik metod samt en systematisk process för att finna den mest lämpade med hjälp av ett aktivt, systematiskt och målinriktat identifikationsarbete vid bland annat chefs rekrytering. Board Search Board Search innebär rekrytering av kvalificerade styreleseledamöter. Executive Search är bäst metodik inom rekrytering på högre lednings- och specialistnivå. Det innebär headhunting av kandidater med rätt personlig profil i kombination med specifika kompetensområden för verksamhetens behov. Denna metodik inom rekrytering är normalt den klart bäst lämpade metoden när hastighet, integritet och kvalitet är en förutsättning för att lösa rekryteringen av medarbetare i företagsledningar eller i olika specialistroller. Executive Search är även en mycket grundlig analys av den profil och kompetensområde, som den nya ledaren behöver för att tillföra organisationen den rätta dynamiken. Search är motsvarande bästa metodik inom rekrytering av chefer och specialister på olika mellannivåer.Fördelarna med rekrytering via Search är att det är ett alternativ till traditionell rekrytering med annonsering när verksamheten av olika anledningar önskar diskretion kring en nyanställning samt när uppdragsgivaren vill komma i direkt dialog med kvalificerade kandidater som normalt inte är aktivt arbetssökande. Search används också med fördel när traditionell annonsering inte når ut till ett relevant segment av kvalificerade kandidater. Det kan vara till speciella tjänster där det finns ganska få kompetenser på marknaden med de rätta kvalifikationerna inom exempelvis utbildning, kurser och näringslivserfarenheter etc, som gör att marknaden är begränsad. Uppdragsgivarens geografiska belägenhet, tjänste- och produktprogram, image etc, kan påverka så att annonsering inte kommer att få den önskade kandidatprofilen att söka tjänsten, även om den är attraktiv. Search är alltså en mycket effektiv metodik vid rekrytering för att nå potentiella kandidater vid de tillfällen när Selection, dvs annonserad rekrytering, ej förväntas kunna ge tillräckligt bra resultat. Headhunting. Headhunting kräver en god kunskap om strukturen i näringslivet. Det krävs en noggrann analys för för att ge svar om var sökning ska ske samt hur bedömning bör utföras. Vi gör kvalificerade personbedömningar och noggranna kontroller i samtliga uppdrag. Vi vet var de mest kompetenta personerna finns och vilken kompetens som utvecklas i olika branscher och organisationer. Därför har vi stort fokus på en effektiv informationshantering. De mest eftertraktade personerna och intressantaste kandidatämnena finns kanske endast på ett fåtal företag eller i ett begränsat antal som kan vara svåra att lokalisera. De återfinns i regel i olika positioner med stimulerande arbetsuppgifter och svarar oftast ej på platsannonser och återfinns i regel ej heller på de stora rekrytering sajterna på Internet. De måste känna en stimulans och utmaning för att börja hos en ny arbetsgivare. Vi kartlägger systematiskt var relevanta kandidater arbetar idag samt deras intresse för vidare karriärutveckling. Denna sökmetodik är oftast den enda och bästa möjligheten att nå kandidater i dessa kategorier. Att arbeta med headhunting kräver mångårig vana av egna ledande funktioner inom företag och organisationer. Vi har även till vår hjälp bland annat ett omfattande kontaktnätverk samt en stor chefsbank.Headhunting är effektivt även vid rekrytering på mellannivåer. Konkurrensen om kvalificerade medarbetare på alla nivår i arbetsmarknaden är mycket stor. Därför krävs mer professionella och effektivare rekrytering sprocesser. Allt fler företag väljer därför numera att använda en professionell rekrytering spartner som är expert på headhunting. Framgångsrik headhunting förutsätter ett mycket väl utvecklat kontaktnätverk och en metodik som möjliggör en handplockning av högt kvalificerade personer som regel i kraft av sin framgång mycket sällan aktivt söker ny anställning och nås därför bäst via direktkontakter. Fördelarna med att vi utför rekrytering sprocessen, är att vi gör en professionell rekrytering, som medför ett kort anställningsförfarande. Både de ekonomiska och tidsmässiga omkostnaderna reduceras väsentligt i förhållande till att uppdragsgivaren själv utfört rekryteringen. Vi arbetar målinriktat och säkrar att processen fortlöper kontinuerligt. Annonserad rekrytering / Selection Annonserad rekrytering, (Selection), används när våra kunder har behov att rekrytera medarbetare och som i detta sammanhang vill profilera sig i olika media för att även marknadsföra sig för potentiella kunder samt de egna medarbetarna. Om det potentiella antalet sökande är stort och organisationens attraktionsförmåga, lokalisering, image, tjänster och produkter etc, gör att tjänsten är attraktiv, så väljs annonserad rekrytering som lämpligast metod. I detta läge avgörs också om verksamhetens identitet ska vara anonym eller om den ska publiceras i annonsen. Vid öppen annonsering så tas full nytta av att verksamhetens image är attraktiv för de sökande. Alternativet anonym annonsering eliminerar förhållanden kring verksamhetens lokalisering, profil och image etc. Dessa kan inledningsvis avhålla potentiella sökanden från att söka befattningen. En befattnings innehåll och möjligheter uppväger dock ofta de förhållanden, som inledningsvis gör att sökanden avstår. Översiktstabell för val av olika rekrytering smetoder. För seniora chefsbefattningar inom vissa branscher, där målgruppen kan vara 10-20 personer så innebär Selection inget mervärde. För befattningar på mellannivå där exklusiv branscherfarenhet inte är ett krav, så är Selection ett värdefullt verktyg för att nå ut till fler och därigenom öka kvaliteten på slutkandidaterna. Källa: Tidskriften Affärsvärlden. (Selection = Annonserad rekrytering). Mer om vår rekrytering Vid rekrytering av nya medarbetare är det nödvändigt att först ha gjort grundliga överväganden om bedömningsmål och framgångsfaktorer i förhållande till den aktuella tjänsten. Vår utgångspunkt för personutvärdering är alltid en framtagning av de konkreta kompetenser som krävs för att kunna utföra de arbetsuppgifter och de mål som krävs. När kompetenskraven är framtagna så kan bedömningsmetoderna väljas. Ingen enskild enkel metod kan enbart utgöra ett tillräckligt värderingsunderlag. Därför kan både intervjuer, test och eferenstagningar ge många olika relevanta data till slututvärderingen. Genom att ställa stora krav på metoderna och genom att använda dem på ett etiskt försvarbart sätt så kan man utföra en mer exakt personbedömning och samtidigt säkra att den enskilda personen känner sig respekterad och rättvist behandlad i hela bedömningsförloppet. Kandidaterna som kvalificerar sig för slutomgången i rekrytering sprocessen blir intervjuade ett flertal gånger för att effektivt säkerställa personligheten och egenskaperna hos den aktuelle personen. Tester baseras på uppdragsgivarens önskemål. I våra rekryteringar utför vi även alltid mycket grundliga referenstagningar samt kompletterande omfattande kontrollprogram. Etik och Sekretess. Etik och sekretess är några av de viktiga grundkrav som krävs för vårt fungerande samarbete med våra uppdragsgivare och kandidater. Därför delger vi absolut ingen information om våra kandidater till våra uppdragsgivare eller till andra externa kontakter innan kandidatens medgivande. Skriftliga värdeomdömen eller testresultat lämnas ej ut, eftersom de i andra sammanhang kan skada kandidaten. Vi förbinder oss också till helt strikt konfidentiell behandling av uppgifter och förhållanden som lämnas till oss i våra uppdrag. Samtliga dokument och handlingar förvaras dessutom på ett betryggande sätt. vi är ett oberoende svenskt rekrytering sföretag. Vi arbetar som rekrytering skonsulter med uppdrag inom hela området rekrytering, exempelvis chefs rekrytering, specialist rekrytering och styrelse rekrytering. Vi utför krävande rekrytering suppdrag som Headhunters och är specialister inom området Headhunting, som är en mycket effektiv rekrytering smetod för dagens krävande arbetsmarknad. Vi arbetar med fokus på specialister, ledare, funktionschefer och styrelseledamöter. Våra uppdragsgivare är gasell-, familje-, mellanstora företag samt stora internationella koncerner och organisationer inom ett flertal branscher i hela Skandinavien. Ska du rekrytera ny personal? Här kan du lämna in en förfrågan om rekrytering inom alla följande områden: Ekonomi & Finans, Kontor & Administration, Kundtjänst & Telesupport, Bygg & Hantverk, Vård & omsorg, Hotell & Restaurang, Personaladministration, Industri & Logistik, IT, Marknadsföring & PR, Handel, Försäljning, Utbildning & pedagogik. Att anställa ny personal är en stor investering i humankapital som effektivast sköts av ett rekryteringsföretag. En rekryteringsspecialist inom Försäljning tar fram lämpliga kandidater för att dig att välja mellan. Rekrytering av personal sker i olika steg med målet att anställa en ny duktig medarbetare. En specialist på rekrytering av kompetent personal tar ansvar för hela eller delar av rekryteringsprocessen. Rekryteraren kan använda både platsannons och/eller eget kontaktnät för att ta fram kvalificerade kandidater till jobbet. Genom att använda Servicestart kan du få offerter från flera olika rekryteringsföretag och sedan välja den bästa. Om du föredrar en bemanningslösning, där personalen inte anställs i ert företag utan hyrs in, använd i så fall istället kategorin 'Bemanning'. Rekrytering , Rekrytering av medarbetare har avgörande betydelse för att utveckla högskolans verksamhet. Vid rekrytering ska hänsyn tas till kompetens och erfarenheter som främjar kvalitet och produktivitet vid högskolan. All rekrytering ska grundas på verksamhetens mål och behov av utveckling och förnyelse. Rekryteringsprocessen är styrd av arbetsrättsliga regler samt, när det gäller läraranställningar, av Högskolelagen och Högskoleförordningen. Till övervägande del är regelverket till för att skydda den enskilde arbetstagaren. Syftet med detta dokument är att ge riktlinjer till chefer och personalhandläggare genom att tydliggöra de krav Högskolan har som arbetsgivare, men också att få till stånd en effektiv och ur arbetsrättsligt perspektiv korrekt rekryteringsprocess. Rekrytering ska ske med stor omsorg. Kravprofil och befattningsbeskrivning (alternativt anställningsprofil för lärare) ska styra urvalet under hela rekryteringsprocessen. Den tid som läggs på att ta fram en grundlig kravprofil är väl investerad då en bra kravprofil säkerställer kvaliteten i rekryteringen och motverkar diskriminering. 1.1 Omplacering Innan beslut om extern rekrytering fattas är myndigheten skyldig att undersöka möjligheten till eventuell omplacering. Viktigt att tänka på är att Högskolan som myndighet kan vara skyldig att erbjuda en ledig anställning (även vikariat) till en arbetstagare som annars skulle riskera att sägas upp från sin anställning. I de fall då omplacering kan ske behöver inte anställningen annonseras. Berörd chef samråder i inledningsskedet av rekryteringsprocessen med personal- och ekonomiavdelningen. 1.2 Företrädesrätt Vid extern rekrytering måste myndigheten, utöver omplacering, beakta företrädesrätt till ökad sysselsättningsgrad samt företrädesrätt till återanställning. De fackliga organisationerna på Högskolan i Skövde ska vara väl informerade under hela rekryteringsprocessen, dels vid inledande av anställningsförfarande och dels vid beslut om anställning. De fackliga organisationerna ska även ha möjlighet att närvara under intervjuerna. Personal- och ekonomiavdelningen ansvarar för kontakterna med de fackliga organisationerna. Om rådande könsfördelning på den aktuella befattningen är sned ska positiv särbehandling tillämpas vid rekrytering. Positiv särbehandling innebär att en person av det underrepresenterade könet med tillräckliga kvalifikationer får utses framför en person som annars skulle ha utsetts. Med tillräckliga kvalifikationer avses ehörighet för anställning (enlighet behörighetskrav i befattningsbeskrivningen). Sökande av underrepresenterat kön ska dock aldrig automatiskt ges företräde utan samtliga sökande ska ges en objektiv bedömning där samtliga bedömningsgrunder som anges i befattningsbeskrivningen vägs in. Detta ska ligga till grund för det ställningstagande som görs. 1.8 Beslut om anställning Rektor beslutar om tillsvidareanställningar och anställningar över sex månader (ej gästlärare). Enligt ”Delegationsordning: personalärenden” (Dnr 229-04-110) beslutar personal- och ekonomichef om gästlärare samt tidsbegränsade anställningar upp till sex månader. Personal- och ekonomiavdelningens roll i rekryteringsprocessen är att leda processen samt att ge stöd och råd för att säkerställa en korrekt hantering. Personal- och ekonomiavdelningen handlägger även den administrativa hanteringen samt urval och intervjuer. 1.9 Introduktion Det är den nyanställdes närmaste chef som är ansvarig för introduktionen och som tillsammans med personal- och ekonomiavdelningen ansvarar för att relevant information lämnas till den nyanställde (se Policy för introduktion av nyanställd personal, dnr 152-06-49). 2. ANSTÄLLNING AV ADMINISTRATIV PERSONAL Grundregeln är att en anställning gäller tillsvidare utan slutdatum. Om en administrativ anställning ska tidsbegränsas vid Högskolan i Skövde får detta endast göras med stöd av Lagen om anställningsskydd (LAS). Vid rekrytering ska hänsyn tas till kompetens och erfarenheter som främjar kvalitet och produktivitet vid högskolan. För administrativa anställningar krävs i normalfallet högskoleutbildning med relevant inriktning och omfattning. 2.4 Information och annonsering om ledig administrativ anställning Högskolan är skyldig att annonsera om tidsbegränsade anställningar som beräknas vara mer än sex månader. Kravprofil och befattningsbeskrivning som tagits fram vid inledande av anställning ska styra hela rekryteringsprocessen och därmed även annonseringen. Annonsering av lediga anställningar ska ske så att personer av underrepresenterat kön uppmuntras att söka anställningarna. På många företag är medarbetarnas kompetens helt avgörande för företagets framgång. Därför är rekrytering en viktig kompetens för chefer och andra som är involverade i rekryteringen.